5 vantagens que o holerite online traz para a empresa
Holerite online é um documento que comprova a remuneração mensal do empregado da mesma forma que o holerite tradicional. Além disso, pode ser usado para fazer declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e Imposto de Renda (IR). Entender como fazer um holerite, suas diferenças e importância não são tarefas fáceis. Você concorda?
A necessidade de se atualizar junto ao e-Social (Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) pelas empresas promoveu ainda mais a elaboração da folha de pagamento digital, principalmente no que diz respeito ao controle de dados.
Conheça agora um pouco mais sobre o holerite online, suas vantagens e os cuidados que precisamos ter para que não ocorra problemas na sua utilização.
Legalidade do holerite online
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina, por intermédio do artigo 464 do Decreto-Lei 5452/43, que o empregador é obrigado a disponibilizar ao funcionário um comprovante de pagamento. Entretanto, se esse pagamento for por depósito, transferência em conta-salário ou conta digital do colaborador, o comprovante da transação pode ser usado como recibo.
Vantagens do holerite online
Empreendimentos precisam lidar com fatores burocráticos que demandam um tempo muito importante, sendo assim, é necessário usar a modernização como contribuição. Confira algumas vantagens em adotar o holerite online na sua empresa:
1. Redução de custos
Reduzir custos é um dos principais objetivos de uma empresa, não é mesmo? Com a adoção de holerite online, é possível economizar no uso do papel e horas de trabalho dos profissionais no departamento de RH.
2. Sustentabilidade
O desuso de papel para impressão do holerite online também permite que a empresa seja mais sustentável. Uma gestão baseada na responsabilidade ambiental é um diferencial competitivo para as organizações.
3. Segurança da informação
Disponibilizado na nuvem, o holerite online não corre o risco de ser perdido, ou acessado por pessoas indevidas. Além do mais, sua utilização associada à emissão por sistemas de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) minimizam o risco de erro humano no cálculo e na distribuição do documento.
4. Geração de relatórios
Com o cálculo e distribuição de holerites online por sistemas ERP, o acesso a relatórios que contenham os dados dos pagamentos também é facilitado, já que o gestor poderá visualizar todo o histórico de holerites por período, de uma só vez. Essa rapidez facilita a tomada de decisões quanto ao planejamento da folha de pagamento junto ao fluxo de caixa.
5. Flexibilidade
Além de todas as facilidades mencionadas, o funcionário pode imprimir o holerite online quando quiser e de onde estiver.
Cuidados no uso do holerite online
Com tantas facilidades, as empresas e funcionários precisam tomar alguns cuidados para que as vantagens não prejudiquem os envolvidos em longo prazo.
As organizações devem disponibilizar os holerites online não somente na intranet da empresa. É interessante enviá-los por e-mail ou armazená-los na nuvem. Para isso, é essencial estabelecer uma política de governança para o uso do Cloud Computing no ambiente organizacional.
A disponibilidade dos holerites também não deve ser por um período determinado. O documento deve ser salvo por funcionário para evitar que aconteça perda de dados na rede. Além disso, em caso de aposentadoria ou benefício previdenciário, o holerite online precisará ser transformado em declaração no papel timbrado, em vez da impressão do comprovante digitalizado.
A importância do holerite online
Saber como fazer um holerite é essencial para o controle dos empregados e da empresa. Nele, consta os registros financeiros gerados no mês trabalhado. Para o trabalhador, isso auxiliará na comprovação de que o salário depositado pela empresa é o mesmo do demonstrativo, e isso é um fator importante na abertura de crediários e financiamentos.
Para a empresa, é um comprovante de que está se cumprindo com obrigações fiscais e trabalhistas. Proporciona também um registro para melhor controle individual, fornecendo informações como vencimentos, descontos e bônus dados a funcionários.
São emitidas duas vias com o mesmo conteúdo validando o demonstrativo: uma para o trabalhador e outra para o empregador.
Diferenças entre o holerite impresso e online
As empresas têm a possibilidade de optar por dois modelos demonstrativos diferentes, sendo que cada um apresenta vantagens e desvantagens. O holerite impresso mostra um padrão antigo e sólido e o holerite online da inovação tecnológica potencializando o tempo e reduzindo custos. É importante saber suas diferenças. Conheça detalhadamente:
Holerite impresso
Esse método é feito a partir de editores de planilhas e se tornou pouco convencional apesar de algumas empresas ainda o usarem. As vantagens desse modelo para os administradores são apresentadas por meio de compreensão de despesas, controle de custos, projeção de contratações e formato padronizado para impressão.
O trabalho é feito manualmente e é um pouco antiquado — exigindo duas vias —, sendo necessário a assinatura do colaborador e da empresa. As organizações têm substituído esse processo por tecnologia, evitando erros e custos desnecessários.
Holerite online
A inovação se torna um facilitador e é comum perceber empresas e órgãos governamentais adotando esse modelo. As companhias podem enviar esse holerite de diferentes maneiras, como e-mail e serviços de armazenamento. Além disso, o holerite online oferece para a empresa muitos benefícios, como a redução de custos, preservação ambiental, segurança, armazenamento detalhado e facilidade para gerência.
A empresa é obrigada a oferecer versão impressa se o trabalhador assim preferir. Contudo, como o serviço online tende a desburocratizar tanto para o gestor quanto para o funcionário, essa opção se tornou cada vez mais aceita.
Como fazer um holerite online
Para não ocorrer equívocos no momento em que for feito o holerite, tenha uma folha de pagamento — isso oferecerá uma base para evitar problemas. É necessária uma análise meticulosa, pois o valor pode divergir de um mês para outro devido à hora extra e variáveis.
Um holerite ideal deve apresentar informações básicas, como dados da empresa, funcionário, salário, hora extra e adicionais. As deduções precisam estar demonstradas na hora de fazer o holerite online. Nelas, serão constatados os benefícios, vale-transporte, desconto de adiantamento, contribuição da previdência, impostos, convênio médico ou outros dados proporcionados pela empresa.
O parceiro tecnológico auxilia como fazer um holerite online
A empresa que está em busca de sobressair sobre a competitividade, melhorar a eficiência diante de um mercado cada vez mais competitivo, deve fazer uso de soluções tecnológicas. O sistema de suporte realiza todos os cálculos essenciais: essa otimização propicia uma solução única para pagamentos e integração.
O gerenciamento de uma empresa não é uma tarefa simples. Entender como fazer um holerite, por meio da inovação, atendendo suas necessidades com menor custo, é essencial para o crescimento de uma firma.
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